Hari gini belum jago kasih presentasi online? Wah, wah, wah, kebangetan! Bagaimana kalau suatu kali Anda dipercaya mengelola sebuah proyek besar, membutuhkan dukungan banyak orang , tapi mereka tersebar di sejumlah kota yang cukup berjarak dari kantor Anda? Cara termudah untuk melibatkan, sekaligus menginspirasi mereka tentunya lewat dunia maya.
Presentasi online adalah media yang sangat efektif agar setiap orang yang saling berjauhan ini dapat mendengarkan detil proyek yang sama pada saat yang sama, secara kolaboratif.
Nah, bagaimana membuat presentasi online Anda ini efektif, efisien, dan benar? Ada kiatnya.
1. Perangkat yang tepat
Menggunakan perangkat yang tepat untuk memberikan presentasi online adalah yang terpenting dari semuanya. Pastikan tim Anda telah memasang perangkat lunak online meeting, seperti GoToMeeting, join.me, dan sebagainya.
Perangkat-perangkat ini memungkinkan Anda dapat memantau siapa saja yang online dan berkomunikasi tentang poin yang sama. Pemberitahuan meeting diberikan lewat e-mail.
Anda harus dapat memastikan setiap orang yang berkepentingan dengan presentasi Anda menerima e-mail dan mengonfirmasi kehadiran mayanya untuk presentasi Anda.
2. Tepat waktu
Pastikan agar setiap anggota tim hadir di ruangan atau kamar online meeting yang telah dibuat sesuai dengan jam yang ditetapkan. Jengkel, kan, kalau presentasi tak bisa dimulai hanya karena satu atau dua orang yang terlambat masuk ruangan online meeting?
Untuk memudahkan Anda dan mereka, setel kalender bersama dengan alarm yang bisa dikirim via e-mail sebagai pengingat. Pengecualian, untuk anggota tim yang benar-benar tidak dapat mengikuti presentasi Anda, mereka dapat melihat rekamannya. Perangkat lunak online meeting biasanya menyertakan fitur perekam ini.
3. Sederhana
Tidak hanya berlaku pada presentasi offline, presentasi online juga lebih baik disampaikan lewat slide-slide yang sederhana. Terlalu banyak teks akan membuat bingung dan sulit dibaca anggota tim Anda. Mereka juga tidak akan ingat, kok, kalau Anda tulis berpanjang-panjang begitu. Buatlah tajuk-tajuk sederhana dengan tiga atau empat poin saja sebagai pendukung. Makin sedikit, makin baik.
4. Jelas dan efisien
Sama saja dengan offline, lakukan presentasi online singkat saja. Paling tidak, satu slide bisa mewakili tiga atau empat materi. Paling lama 10 menit. Kalau memang materi yang hendak Anda sampaikan ini banyak, bagi-bagilah mereka ke dalam beberapa kali waktu pertemuan. Lebih baik begitu, kan, daripada dijejalkan semua dalam satu waktu sekaligus, tapi tidak efisien?
5. Latihan, latihan, dan latihan
Pastikan Anda menyampaikan presentasi online in dengan urutan yang benar dan artikulasi yang baik, serta kecepatan bicara yang wajar saja. Suara Anda harus terdengar jelas oleh masing-masing anggota tim lewat perangkatnya. Beres presentasi, Anda dapat meninjau dan mempelajarinya kembali presentasi online Anda lewat fitur perekam.
6. Visual
Gambar mewakili banyak kata. Karenanya, daripada berpanjang-panjang dengan kalimat, lebih baik pilih gambar, foto, atau video singkat yang mewakili apa yang mau Anda sampaikan dalam presentasi. Kalau tidak semua orang dapat mengakses video, berikan URL-nya kepada mereka agar dapat mengunduhnya kapan pun mereka sempat.
Anda juga dapat menggunakan PowerPoint yang memiliki desain terkini untuk Anda pergunakan dalam presentasi online. Baik yang berbayar ataupun template ppt gratis.
7. Menghibur
Betul, kita memang sedang bekerja, tapi bukan berarti tidak boleh fun, kan? Yang namanya presentasi, pasti mengandung banyak hal-hal faktual, infomatif. Sangat mungkin bagi anggota tim Anda untuk merasa cepat jenuh, apalagi mereka hanya menonton via layar laptop, komputer, atau perangkat lainnya.
Buatlah presentasi Anda tidak kering lewat cerita atau humor, mana saja yang Anda bisa. Anggota tim Anda akan cenderung mendengarkan dengan cermat. Plus, mereka akan lebih ingat apa yang Anda katakan kepada mereka.
8. Moderasi
Meski online, buatlah agar anggota tim dapat bertanya dan bercakap dengan Anda atau anggota tim lain setelah presentasi. Ada perangkat lunak online meeting yang memiliki fitur di mana moderator atau kita bisa mengatur siapa yang hendak bicara, sementara yang lain mendengarkan, karena akan terdengar mengganggu, jika salah seorang bicara dan yang lain segera menimpali, misalnya. Tentukan juga berapa lama waktu yang akan dipakai untuk sesi tanya jawab dan diskusi.
9. Tentukan tindak lanjut
Siapkanlah poin-poin kasar dari tindak lanjut yang akan diambil bersama setelah presentasi online. Hasil yang didapat dalam kolaborasi mungkin bisa ditambahkan dalam poin-poin tindak lanjut itu. Penyiapan poin-poin tindak lanjut ini penting karena agar online meeting tidak berlangsung berlarut-larut untuk mendapatkan kesimpulan dan rencana follow up.
10. Selesai tepat waktu
Kalau dimulai tepat waktu, maka akhiri pula sesuai waktu yang telah disepakati. Anggota tim Anda adalah orang-orang yang sibuk dan bisa saja mereka juga punya janji temu atau kegiatan lain. Hormati waktu mereka dan sampaikan mereka dapat selalu terhubung dengan Anda untuk menyampaikan pertanyaan yang belum sempat diulas dalam presentasi online Anda atau ingin informasi lebih lanjut.
Wah, banyak juga poinnya! Sebetulnya sama saja dengan persiapan yang hendak Anda lakukan untuk presentasi biasa. Bedanya barangkali pada penggunaan teknologi perangkat lunak dan keefisienan.
Ingin mengadakan training presentasi online dan tatap muka buat perusahaan/organisasi Anda?
Hubungi tim Presenta Edu di 0811-1880-84 (Putri) untuk kebutuhan training terbaik.
Presenta Edu juga siap memberikan training online terbaik buat perusahaan Anda di masa new normal ini.
Kalau Anda masih belum yakin dengan kemampuan presentasi Anda, Anda bisa mengikuti pelatihan Presentasi Memukau yang diadakan oleh Presenta Edu.
Nah, selamat mempraktikkan. Semoga sukses dengan presentasi online Anda. (*)
Download Buku “Presentasi Memukau”
Buku yang akan membantu Anda menguasai keterampilan penting dalam menyusun, mendesain dan membawakan presentasi dengan efektif dan memukau. GRATIS!
Aires Inacio Marques says
Sangat menarik dan memukau untuk audiens. Hebat!!!
diki candra says
bagus, terima kasih banyak mas arahannya…