Memahami Prinsip Visualisasi Dalam Presentasi Bisnis

Saat ini presentasi sudah menjadi bahasa bisnis. Anda menyampaikan laporan lewat presentasi. Mengajukan proposal juga lewat presentasi. Sukses tidaknya bisnis bisa jadi sangat tergantung dari presentasi Anda.

Mungkin saja Anda sudah bekerja keras dan sungguh-sungguh, namun hal itu hanya diketahui oleh orang-orang yang bekerja langsung dengan Anda. Misalnya atasan langsung atau rekan sejawat Anda. Sedangkan orang lain seperti pucuk pimpinan perusahaan atau orang di luar perusahaan hanya bisa “merasakan” keras tidaknya usaha Anda lewat presentasi. Jangan sampai usaha Anda tidak mendapat apresiasi yang selayaknya.

Untuk itu, dalam sebuah presentasi bisnis yang baik, Anda perlu memahami dan menguasai teknik melakukan visualisasi.

Dengan visualisasi, audiens akan mudah memahami apa yang Anda sampaikan. Jika mereka mengerti, maka lebih besar peluang untuk membuat mereka yakin dengan ide dan gagasan Anda. Pada akhirnya, audiens yang sama akan mengikuti ajakan Anda atau Call to Action yang Anda sampaikan.

Apa Itu Visualisasi?

Secara sederhana visualisasi adalah membuat slide bisnis Anda mudah dipahami dan dibayangkan lewat visual yang tepat. Manusia berpikir lewat berbagai stimulus yang masuk. Ketika Anda berpresentasi, audiens mencoba memahami penjelasan Anda dan slide yang Anda tampilkan di layar.

Karena itu, visualisasi erat kaitannya dengan pembuatan slide yang baik dan efektif. Kita tidak berbicara tentang slide yang indah di sini. Melainkan slide yang fungsional dan tepat sasaran. Apalagi sebagai seorang yang berkecimpung di perusahaan, organisasi, dan dunia bisnis tentu waktu Anda sangat terbatas dalam membuat slide presentasi.

Perhatikan contoh sederhana berikut ini:

Slide di atas dibuat tanpa visualisasi dan hanya menggunakan tulisan. Slide seperti ini selain sangat membosankan, juga tidak bisa dibayangkan. Setelah Anda berpindah ke slide berikutnya dan mengakhiri presentasi, sangat kecil kemungkinan audiens mengerti dan memahami apa yang Anda sampaikan.

Slide berikutnya menggunakan visualisasi. Audiens berusaha menghubungkan antara penjelasan Anda dengan visualisasi berupa gambar yang Anda pakai. Setelah Anda berpindah ke slide lain dan mengakhiri presentasi, audiens masih bisa membayangkan visualisasi Anda. Karena mereka mengerti ketika dijelaskan, maka mereka masih tetap ingat apa yang Anda sampaikan.

 

Mengapa Visualisasi Itu Penting?

Dokter John Medina, seorang pakar cara kerja otak dalam bukunya yang terkenal Brain Rules menyampaikan bahwa otak manusia tidak suka sesuatu yang membosankan. Manusia tidak dapat memusatkan perhatian pada hal-hal yang membosankan. Termasuk slide yang Anda pakai.

Ketika slide Anda penuh dengan tulisan, sebenarnya Anda tidak sedang mengajak audiens memahami dan membayangkan. Melainkan Anda menyuruh audiens untuk membaca. Parahnya lagi, kadang saking banyaknya tulisan menjadi sulit dibaca sehingga membuat sakit mata dan kepala.

Lewat visualisasi yang baik, slide bisnis menjadi lebih mudah dibayangkan. Audiens tidak bosan karena visual yang ditampilkan mengajak mereka berpikir, memahami dan pada akhirnya membayangkan apa yang sedang Anda jelaskan. Inilah kerjasama yang baik antara visualisasi slide bisnis yang baik dengan penjelasan seorang presenter.

Dengan visualisasi, audiens menjadi lebih bersemangat mendengarkan Anda. Akan tercipta hubungan yang lebih baik, lebih kuat atau bahasa kerennya tercipta engagement.

Tugas Anda untuk membuat audiens paham dan yakin dengan gagasan Anda menjadi jauh lebih mudah.

 

Bagaimana Membuat Visualisasi Dalam Konteks Prinsip Bisnis?

Setelah kita berbicara tentang apa itu visualisasi dan mengapa visualisasi penting, langkah selanjutnya adalah bagaimana cara membuatnya?

Cara paling mudah adalah dengan menggunakan gambar. Perhatikan dua contoh berikut ini.

  

Slide pertama tanpa visualisasi dan slide kedua dengan visualisasi gambar.

Dengan menggunakan gambar dan kata kunci yang relevan, Anda membantu audiens untuk membayangkan topik yang sedang dijelaskan. Gambar akan diproses di kepala mereka dan menciptakan kesan mendalam, asosiasi dan sekaligus pemahaman. Bukankah sebuah gambar bisa bermakna lebih dari seribu kata?

Lantas, apakah visualisasi hanya dengan gambar?

Jawabnya tidak.

Visualisasi dalam konteks bisnis dapat menggunakan grafik, tabel atau diagram. Anda juga bisa menggunakan tools management yang sudah umum dipakai seperti SWOT Analysis, Fishbone Diagram dan bentuk-bentuk lainnya.

Oleh karena itu, Anda perlu belajar bagaimana menggunakan semua pilihan tadi dengan tepat sesuai kepentingannya. Alat yang tepat ketika dipakai pada situasi yang tepat akan sangat powerful. Sebaliknya, alat yang baik namun dipakai pada situasi yang kurang tepat bisa menciptakan kebingungan.

Mari kita bahas satu per satu:

 

1. Grafik

Grafik adalah sebuah visualisasi untuk menggambarkan data. Anda dapat menggunakan grafik untuk menjelaskan pertumbuhan, menunjukkan perbandingan antara data yang satu dengan yang lain, menjelaskan proporsi pangsa pasar, dan banyak hal penting lainnya.

Sebagai seorang yang mumpuni di bidang bisnis, Anda harus bisa memahami betul penggunaan grafik dengan tepat. Grafik yang tepat dipakai pada situasi yang tepat akan membuat audiens mudah paham pesan Anda. Sebaliknya menggunakan grafik yang tidak tepat meskipun datanya benar akan menciptakan kebingungan.

 

Grafik Batang

Gunakan grafik batang ketika Anda ingin menjelaskan pertumbuhan, perbandingan, dan sejenisnya. Grafik batang adalah salah satu bentuk grafik yang paling powerful.

Mengapa?

Karena grafik batang secara visual mudah dilihat dan dibedakan. Hal ini memudahkan mata Anda untuk menangkap perbedaan antara data yang satu dengan data yang lain. Memudahkan pula untuk melihat peningkatan nilai data dari waktu ke waktu.

 

Grafik Garis

Gunakan grafik garis ketika Anda ingin menjelaskan trend perubahan data untuk jangka waktu yang panjang atau jumlah data yang banyak.

Grafik garis sangat berguna ketika kita hanya perlu melihat arah perubahan, bukan angka aktual masing-masing data.

 

Grafik Kue

Gunakan grafik kue (pie chart) ketika Anda ingin menjelaskan proporsi suatu bagian terhadap bagian lainnya. Grafik kue sangat powerful untuk menjelaskan hubungan antara suatu data dengan total keseluruhan data. Jadi jika Anda menjelaskan persentase pangsa pasar, persentase penggunaan software dan lain-lain, maka grafik kue adalah sahabat yang tepat.

 

2. Tabel

Tabel adalah kumpulan data yang disusun dalam kolom dan baris.

Baris paling atas biasanya berupa header atau judul yang menjelaskan jenis data di setiap kolomnya. Adapun kolom paling kiri biasanya dapat digunakan untuk memberikan tambahan header untuk jenis data tertentu. Kombinasi antara header di baris atas dan header di kolom paling kiri bisa menjadi sebuah analisa cross tab yang menarik dan berguna.

Perlu diingat bahwa tabel tidak dapat dipahami semudah grafik.

Oleh karena itu, jika Anda punya kesempatan memilih untuk menampilkan tabel atau grafik, saran terbaik saya pilihlah grafik. Mengapa? Grafik memiliki karakteristik visual lebih kuat sehingga lebih cepat dan mudah dipahami.

Lantas, jika grafik lebih unggul, kapan kita menggunakan tabel?

Jawabnya adalah ketika Anda perlu menunjukkan langsung sebuah data dalam tabel atau Anda memerlukan kombinasi keterangan kolom dan baris agar tabel menjadi lebih bermakna.

Selain itu, tabel juga berguna untuk menampilkan perbandingan di mana Anda menjelaskan karakteristik perbedaan yang dibandingkan.

 

3. Diagram

Diagram adalah teknik visualisasi menggunakan simbol-simbol seperti lingkaran, kotak, panah, dan simbol lainnya. Diagram sangat cocok ketika Anda ingin menjelaskan sebuah proses atau langkah-langkah.

Diagram bisa dibuat linier untuk proses yang selesai setelah mencapai tahap akhir. Atau diagram juga bisa dibuat sirkular untuk proses yang setelah mencapai tahap terakhir akan kembali ke tahap paling awal.

Selain diagram yang umum dan standar, Anda juga bisa menggunakan Fishbone, Analisa SWOT, Diagram Venn dan alat-alat manajemen lainnya.

 

 

 

Best Practice Dalam Visualisasi Slide Bisnis

Kini Anda sudah mengetahui berbagai pilihan visualisasi dalam membuat slide bisnis yang efektif. Anda bisa menggunakan gambar, diagram, tabel atau diagram.

Berikut adalah prinsip-prinsip penting yang perlu Anda terapkan ketika menggunakan berbagai jenis visualisasi tadi dalam slide Anda.

 

1. Sederhana

Sederhana itu indah.

Simplicity is the ultimate sophistication.

Keterampilan membuat sebuah konsep rumit menjadi sederhana menunjukkan tingkat kecerdasan Anda. Karena itu, hilangkan distraksi yang tidak perlu dalam visualisasi yang Anda buat. Pikirkan apa yang bisa dikurangi dari slide Anda sehingga pesannya menjadi semakin jernih dan to the point.

Misalnya Anda membuat grafik batang untuk menunjukkan pertumbuhan. Maka tanya diri Anda, perlukah menggunakan legend?

Apakah perlu menggunakan garis horizontal untuk menunjukkan nilai data?

Jika slide Anda cukup simpel, maka bisa jadi kedua hal tadi bisa dihapus karena menambah kompleksitas yang tidak perlu.

 

2. Visual

Pilih visual yang paling tepat. Ketika Anda hendak menjelaskan data, pertimbangkan masak-masak jenis grafik apa yang paling tepat dipakai.

Apakah lebih baik menggunakan tabel?

Kapan Anda sebaiknya menggunakan diagram?

Kapan management tools seperti diagram Fish Bone bisa menjadi cara terbaik untuk melakukan visualisasi?

Proses menciptakan sebuah visual adalah proses sadar memilih apa yang paling tepat untuk komunikasi kepada audiens. Pilihan yang tepat untuk urusan yang tepat akan menjadikan slide Anda efektif.

 

3. Beri Penekanan (Kontras)

Slide Anda harus bisa dipahami dalam tempo sesingkat mungkin.

Oleh karena itu, selain memilih visual yang tepat dan membuatnya sederhana, Anda juga perlu memberi penekanan atau kontras. Dengan penekanan, audiens dengan cepat mengetahui pada bagian mana yang menjadi fokus atau inti dari penjelasan Anda. Mereka juga bisa segera tahu bahwa informasi yang lain tetap berguna sebagai konteks.

Menggunakan penekanan dengan tepat akan membuat audiens cepat paham slide yang Anda buat dan mereka tidak akan salah mengerti tentang maksud Anda.

 

Anda ingin belajar lebih lanjut?

Sekarang Anda sudah belajar betapa penting prinsip visualisasi untuk menghasilkan slide dan presentasi bisnis yang efektif.

Jika Anda ingin belajar lebih lanjut, berikut rekomendasi saya:

• Pelajari buku yang ditulis dari Dave Paradi diantaranya: The Visual Slide Revolution dan Present It So They Get It. Paradi adalah salah satu ahli di bidang presentasi bisnis. Dia menggunakan pendekatan bagaimana audiens bisnis bisa dengan cepat menangkap pesan Anda.
• Pelajari buku Show Me The Number dan Now You See It karya Stephen Few. Few adalah seorang pakar dalam bidang visualisasi. Dia mampu menjelaskan berbagai situasi kompleks dan bagaimana membuat visualisasi yang mudah, tepat, sekaligus efektif. Jika Anda ingin belajar membuat dashboard dengan benar, Few adalah orang yang tepat untuk menjadi referensi Anda.
• Pelajari dan praktekkan contoh-contoh slide dari Presentasi Bisnis Efektif dan Powerful. Koleksi ini memiliki 30 contoh kasus visualisasi bisnis yang paling umum dan sering dijumpai dilengkapi video tutorial dan penjelasan lengkap.
  Keseluruhan kasus dikelompokkan dalam enam bagian: Mengganti bullet point dengan slide yang lebih menarik, Membuat slide agar terlihat lebih visual, menggunakan diagram dan smart art untuk menjelaskan persoalan, menyajikan data secara visual, menata tabel agar bermakna dan mudah dipahami dan terakhir menggunakan grafik bisnis yang powerful.
• Jika Anda ingin mendapat penjelasan langsung dari saya, ikuti sesi Training Presentasi Memukau terdekat yang akan diadakan tanggal 19 September 2015 ini.
  Anda akan belajar bagaimana menata ide dalam membuat presentasi, menuangkannya ke dalam slide yang visual, dan menampilkannya secara memukau kepada publik.
  Dalam setiap sesi training, saya juga menjelaskan bagaimana cara cepat membuat slide yang efektif hanya dalam tempo 1-2 menit saja setiap slidenya. Sangat berguna buat Anda yang sibuk dengan waktu terbatas.
• Dan jika Anda ingin mengundang kami secara khusus untuk sesi training presentasi yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi Anda, silakan hubungi Amar Widiyanto di support@presentasi.net atau WA/HP +6282125970455

 

Anda punya ide lainnya untuk visualisasi slide dalam konteks bisnis?

Silakan sampaikan pandangan Anda di kolom komentar.

   

Download Buku “Presentasi Memukau”

Buku yang akan membantu Anda menguasai keterampilan penting dalam menyusun, mendesain dan membawakan presentasi dengan efektif dan memukau. GRATIS!

Nama Email