Tips Membuat dan Membagikan Handout Presentasi

Suatu tradisi yang hampir tidak terhindarkan, bahwa di setiap Presentasi, audiens atau panitia selalu mengharapkan presenter untuk membagikan handout. Bahkan biasanya mereka akan meminta soft copy presentasi kita untuk diperbanyak sebagai handout.

Okelah, handout adalah wajib disiapkan oleh seorang presenter, tetapi bukan berarti file presentasi Anda yang dikirim ke panitia untuk di print dan dibagikan kepada audiens, atau juga bukan file presentasi Anda yang di gandakan untuk dibagikan kepada audiens.

Handout merupakan salah satu cara untuk mengayakan materi presentasi Anda, sebuah bahan referensi lebih lanjut untuk audiens Anda. Namun sayangnya banyak presenter yang cukup puas hanya dengan membagikan/ mencetak begitu saja slide mereka untuk dijadikan handout bagi audiensnya.

Bedakan Slide Presentasi dengan Handout Presentasi

Kebanyakan slide presentasi biasanya dibuat dengan dua tujuan sekaligus. Yaitu menjadi alat bantu visual selama presentasi sekaligus diharapkan nantinya dapat menjadi handout yang cukup detail untuk disebarkan atau dibawa pulang audiens. Ketika hal ini dilakukan sekaligus, kedua tujuan tersebut tidak akan ada yang tercapai dengan baik.

Slide presentasi dengan pendekatan ini akan memiliki terlalu banyak kata atau angka dan tidak akan menjadi alat bantu visual yang efektif. Sedangkan sebagai handout akan menjadi tanggung karena masih kekurangan informasi yang lebih detail sebagai sebuah bahan pelengkap materi presentasi.

Dua buah entitas harus dibuat terpisah dan terbedakan. Pertama, slide presentasi. Dan kedua, handout presentasi. Slide presentasi harus didesain dengan pendekatan yang visual sehingga mampu membantu audiens memahami dengan cepat maksud presenter tanpa perlu menuliskan detail setiap kata atau angka karena presenterlah yang akan menjelaskannya lebih lanjut saat presentasi berlangsung.

Slide yang sederhana namun kuat secara visual. Teks ringkas dipadukan dengan gambar yang mampu menjelaskan ide yang hendak disampaikan. Slide-slide  yang mampu membantu komunikasi secara visual di mana audiens bisa membayangkan apa yang sedang dijelaskan Anda sebagai presenter. Slide yang mampu mendukung tugas seorang presenter untuk menyampaikan ide dan gagasan.

 Contoh Slide Presentasi yang Visual

Sedangkan handout dibuat dengan tujuan untuk menyediakan kepada audiens Anda tambahan latar belakang dan referensi berharga lainnya yang tidak ditampilkan pada layar proyektor namun untuk dibaca lebih lanjut sehingga dapat dibuat lebih kompleks dari slide presentasi.

Handout dibuat untuk tidak sekedar mengulangi apa yang sudah tertulis dalam slide Anda namun lebih dari itu, handout dapat dibuat untuk memperluas konten presentasi Anda dengan menambahkan tambahan penjelasan, data, contoh, tabel atau angka lainnya untuk mendukung materi yang Anda tampilkan dalam presentasi.

 Contoh Handout Presentasi yang Profesional

Handout memungkinkan Anda sebagai presenter menampilkan informasi yang lebih detail dari yang Anda tampilkan dalam slide. Dengan demikian handout akan sanggup memberikan sesuatu yang dapat dibawa pulang oleh audiens untuk dipelajari lebih lanjut di waktu kemudian dan sebagai pengingat materi utama presentasi Anda.

Kapan Sebaiknya Membagikan Handout?

Tidak ada aturan baku kapan sebaiknya handout dibagikan. Menurut Isman H. Suryaman (2007) dalam “7 Dosa Besar (Penggunaan) PowerPoint” handout dan waktu membaginya dapat dibagi sebagai berikut:

Pertama: handout yang berisi makalah yang perlu didiskusikan oleh pesertanya. Disini saat presentasi berlangsung menuntut agar pesertanya sudah mengetahui beberapa hal terlebih dulu. Tujuannya untuk memberikan pengertian dasar dalam memahami materi yang akan dipresentasikan. Handout dapat berupa dokumen tertulis, dalam bentuk Word. Dokumen dapat dibagikan paling lambat sehari sebelum presentasi.

Kedua: handout sebagai alat bantu presentasi. Kemungkinan pertama handout yang dibagikan saat presentasi, jika presentasi dilakukan di ruangan yang sangat luas dan pesertanya sangat banyak sehingga tidak ada jaminan bahwa peserta dapat melihat layar dengan jelas. Handout ini dimaksudkan sebagai pengganti slide presentasi.

Kemungkinan kedua, handout dibagikan saat presentasi sebagai alternatif bila ternyata ada kesalahan teknis sehingga slide tidak bisa ditayangkan di layar. Jika tidak terjadi keadaan darurat, handout dibagikan setelah selesai acara. Kedua kemungkinan tadi, handout tetaplah bukan file presentasi.

Ketiga: handout sebagai reminder dan referensi lanjut. Idealnya handout ini dibaca setelah presentasi, sebagai pengingat maupun referensi bagi peserta. Bentuknya berupa dokumen tertulis baik word maupun slide berisi teks. Jangan dibagikan sebelum presentasi dimulai, karena akan memecah konsentrasi peserta. Handout seperti ini bisa dibagikan saat sesi tanya jawab atau setelah presentasi selesai.

Jika materi handout berisi kumpulan contoh kasus, dokumen pendukung, koleksi gambar yang berkaitan dengan materi presentasi, maka handout dapat dibagikan dalam bentuk soft copy di CD.

Bagaimana Menurut Anda? Apakah Anda masih menjadikan slide presentasi Anda sekaligus sebagai handout presentasi?