Memimpin Rapat Dengan Teknik Presentasi

Teknik presentasi bisa digunakan di mana saja. Bukan hanya ketika Anda harus menyampaikan sebuah tema tertentu di atas panggung, di hadapan para audiens. Tapi, teknik presentasi juga dapat digunakan ketika Anda harus memimpin sebuah rapat di kantor.

Ketika Anda menjadi pemimpin rapat, maka Anda adalah si presenter. Sedangkan para peserta rapat lainnya adalah para audiens. Memang, dalam rapat biasanya yang berbicara bukan hanya pemimpin rapat, tapi juga para peserta rapat lainnya. Namun, pemimpin rapatlah yang berbicara pertama kali.

Pemimpin rapat akan membuka rapat. Saat rapat diawali inilah, bisa menentukan apakah peserta rapat akan antusias atau tidak dalam mengikuti rapat tersebut. Pemimpin rapat juga menentukan, apakah peserta rapat akan puas dengan rapat yang diadakan atau tidak, mereka akan mengerti dengan pembahasan yang dibicarakan atau tidak.

Memang, menjadi pemimpin rapat akan lebih seperti menjadi seorang moderator dibandingkan dengan menjadi seorang presenter. Tapi, kemampuan sebagai seorang presenter yang memukau dapat membantu Anda untuk menjadi seorang pemimpin rapat yang dapat diandalkan.

Mempersiapkan Diri Menjadi Pemimpin Rapat

Sama seperti persiapan untuk menyampaikan presentasi memukau, maka hal pertama yang harus dipersiapkan adalah mengenal siapa yang akan hadir sebagai peserta rapat. Dengan kata lain, Anda harus mengenal siapa audiens Anda.

Bisa jadi, peserta rapat nanti adalah seluruh anak buah Anda, seluruh manajer yang ada di divisi Anda, atau seluruh tim kerja Anda. Walaupun Anda bertugas untuk menjadi pemimpin rapat, tapi bisa saja ada peserta rapat yang levelnya di organisasi perusahaan berada di atas Anda.

Dengan melihat atau mengenal siapa saja yang akan menjadi peserta rapat nanti, Anda bisa mempersiapkan apa saja yang akan Anda bicarakan ketika memimpin rapat. Materi rapat dengan peserta rapat yang seluruhnya adalah anak buah Anda akan berbeda dengan materi rapat dengan peserta yang seluruhnya manajer, yang selevel dengan Anda. Apalagi jika pada rapat nanti ada peserta yang levelnya di atas Anda. Tentu Anda harus menyesuaikan penyusunan materinya.

Materi rapat tentu harus sesuai dengan tujuan rapat, juga dengan peserta rapat atau audiens yang akan hadir. Dengan mengetahui tujuan rapat, maka Anda akan bisa menentukan agenda rapat tersebut, termasuk siapa saja yang akan dipersilakan untuk berbicara dalam rapat.

Menyenangkan Audiens

Maksud menyenangkan audiens di sini adalah membuat peserta rapat merasa nyaman dengan rapat yang diadakan. Tidak jarang rapat malah membuat para peserta rapat menjadi bosan, sehingga mereka tidak fokus ketika mengikuti rapat. Rapat hanya menjadi sebuah kewajiban. Yang penting hadir dan duduk di ruang rapat, agar tidak dimarahi oleh bos.

Rapat seperti itu tentu tidak akan efektif. Ketika rapat selesai dan peserta keluar dari ruangan rapat, maka seluruh materi rapat akan tertinggal di sana, alias tidak ada yang mengingat apa esensi dari rapat tersebut. Mungkin segelintir peserta rapat akan mencatat apa yang dibicarakan, karena mereka memang bertugas untuk itu atau malah mendapatkan tugas baru dalam rapat itu. Sedangkan yang lain, mungkin merasa bahwa rapat itu hanya formalitas.

Tapi ketika para peserta rapat merasa nyaman dan senang ketika mengikuti rapat, maka mereka akan mengingat apa yang dibicarakan dalam rapat tersebut. Tidak hanya mengingat, namun mereka juga akan segera melaksanakan apa yang sudah diinstruksikan dalam rapat. Jika ada peserta rapat yang mungkin tidak kebagian tugas dalam rapat, mereka bisa memberikan bantuan kepada rekannya yang bertugas.

Sebagai pemimpin rapat, Anda harus memperhatikan hal ini. dalam menyusun materi dan agenda rapat, Anda juga harus mengantisipasi, jangan sampai ada peserta rapat yang merasa ‘tidak dianggap’ atau ‘tidak penting’ dalan ruangan rapat. Anda juga bisa mempersiapkan selingan atau intermezzo. Ketika Anda merasa ada peserta rapat yang sudah mulai bosan atau tegang, maka Anda melakukan sesuatu agar suasana kembali rileks.

Sama seperti para presenter yang harus membuat kontak dengan audiensnya, maka sebagai pemimpin rapat, Anda juga harus membuat kontak dengan seluruh peserta rapat. Anda harus bisa memberikan perhatian kepada mereka, minimal dengan kontak mata. Atau dengan memberikan kesempatan berbicara kepada peserta rapat yang Anda lihat antusias atau ingin menyampaikan ide-idenya.

Yang pasti, Anda harus menyampaikan materi rapat dengan ringkas, jelas dan lugas. Dengan demikian, rapat dapat berjalan lebih efektif dan efisien. Rapat yang terlalu lama akan membuat peserta rapat lelah dan akhirnya bosan.

Agar materi rapat lebih mudah untuk dimengerti oleh para peserta rapat, maka Anda juga bisa membuat materi pendukung seperti pendukung presentasi, seperti slide atau handout.

Ada beberapa hal yang bisa Anda perhatikan ketika sedang berbicara memimpin rapat:

1. Bicara dengan ringkas dan lugas

Sampaikan hal-hal yang penting saja, tidak perlu bertele-tele. Sampaikan dengan bahasa yang sesuai dengan para peserta rapat yang hadir. Materi rapat lengkap bisa Anda berikan kepada audiens dalam bentuk handout. Ajak mereka untuk mempelajarinya. Jika ada yang kurang dimengerti, persilakan mereka untuk bertanya.

2. Lakukan kontak mata

Dengan melakukan kontak mata kepada seluruh peserta rapat, maka hal itu menunjukkan bahwa Anda menaruh perhatian kepada mereka semua. Jadi, mereka juga akan lebih memperhatikan Anda.

3. Bersikap tenang

Dalam sebuah rapat, tidak jarang terjadi konflik. Apalagi rapat yang sifatnya masih membahas ide atau mencari pilihan terbaik. Setiap peserta rapat bisa memiliki pendapat yang berbeda-beda, bahkan yang saling bertentangan. Jika Anda bersikap tenang, maka Anda dapat menengahi konflik yang terjadi selama rapat dengan baik.

4. Tulus

Mungkin, rapat itu akan membahas mengenai adanya perubahan dalam kebijakan manajemen perusahaan. Hal itu bisa jadi membuat peserta rapat ada yang merasa tidak enak. Untuk itu, sampaikan bahwa perubahan kebijakan itu adalah demi kebaikan bersama, dengan tulus. Sebagai pembuka, Anda dapat menggunakan ilustrasi, agar peserta rapat dapat memahami bahwa perubahan itu memang harus dilakukan.

5. Beri kesempatan kepada peserta rapat

Kalau dalam presentasi ada sesi tanya jawab, maka dalam rapat hal itu juga bisa diadakan. Tujuannya adalah untuk memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk menyampaikan ide atau unek-uneknya. Dengan begitu, maka semua aspirasi dapat ditampung, bahkan mungkin diberi solusi, sehingga rapat dapat berjalan dan diselesaikan dengan baik.

Memiliki kemampuan untuk menyampaikan presentasi yang memukau memang banyak gunanya. Tidak hanya untuk mempresentasikan produk atau proyek baru, tapi juga berguna untuk meningkatkan performa Anda ketika harus berbicara di depan orang banyak.

Untuk mempelajari teknik presentasi yang memukau itu, Anda bisa menghubungi kami dan mengikuti pelatihan yang dilakukan.

Download Buku “Presentasi Memukau”

Buku yang akan membantu Anda menguasai keterampilan penting dalam menyusun, mendesain dan membawakan presentasi dengan efektif dan memukau. GRATIS!

Nama Email