Penting, Tapi Sering Dilupakan: Tujuan Presentasi

Bayangkan Anda sedang bersiap-siap. Menyiapkan koper dan baju-baju, melipat baju-baju itu dan mengaturnya sedemikian rupa ke dalam koper. Baju-baju yang Anda siapkan itu sebagian besar adalah kemeja. Setelah beres, Anda pun siap untuk berangkat. Ternyata, Anda diajak pergi untuk berlibur ke pantai. Baju-baju yang sudah Anda siapkan tidak bisa dipakai di tempat tujuan Anda.

Seperti itulah rasanya jika Anda mempersiapkan sebuah presentasi, tapi tidak tahu tujuannya. Tanpa mengetahui tujuan presentasi yang hendak Anda lakukan, maka Anda tidak akan bisa melakukan persiapan yang tepat. Ujung-ujungnya, presentasi itu nantinya bisa jadi hanya akan membuang-buang waktu saja, baik waktu Anda maupun waktu audience yang sudah menghadirinya. Anda tidak dapat memberikan informasi yang tepat dan audience Anda tidak mendapatkan apa-apa dari presentasi itu.

Tujuan utama sebuah presentasi adalah untuk memberikan informasi. Nah, bagaimana agar informasi itu bisa tersampaikan dengan baik kepada para audience, maka harus dipersiapkan dengan tepat. Memberikan informasi ini ada 2 macam, yaitu:

1) Memberikan informasi kepada mereka yang memang belum mengetahui tentang sesuatu (to inform)

2) Membujuk orang lain untuk menggunakan sesuatu yang sudah mereka ketahui sebelumnya (to persuade).

Masing-masing Ada Triknya

Dalam e-book berjudul Presentasi Memukau disebutkan bahwa presentasi dengan tujuan untuk memberikan informasi (to inform) tentu berbeda dengan presentasi yang bertujuan untuk membujuk (to persuade).

Presentasi untuk memberikan informasi biasanya dilakukan di hadapan audience yang memang sama sekali belum mengerti atau tidak familiar dengan hal-hal yang akan Anda sampaikan. Di sini Anda harus memberikan fakta dan data, sehingga setelah presentasi berakhir, audience akan mendapatkan informasi baru. Untuk presentasi dengan tujuan ini, maka persiapan yang harus dilakukan adalah membuat materi presentasi yang mudah dimengerti atau dipahami.

Sedangkan untuk presentasi yang sifatnya untuk membujuk, tentu sedikit lebih rumit. Di sini Anda akan berhadapan dengan orang-orang yang sudah mengerti mengenai sesuatu, misalnya produk, yang Anda jelaskan. Tapi, mereka sama sekali belum atau tidak berminat untuk menggunakannya. Presentasi dengan tujuan membujuk benar-benar membutuhkan keterampilan Anda untuk berkomunikasi. Di akhir presentasi, diharapkan agar audience ‘berubah pikiran’. Dari yang sama sekali tidak berniat untuk menggunakan produk Anda, menjadi tertarik untuk menggunakannya, atau setidaknya untuk mencoba.

Semuanya Dimulai Dari Materi Presentasi

Berhasil atau tidaknya tujuan Anda melakukan presentasi, sangat tergantung dari kemampuan Anda sebagai seorang presenter. Anda mungkin memang bukan seorang bintang, tapi jika Anda memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik, maka Anda bisa menjadi bintang setelah melakukan presentasi. Audience akan berterima kasih kepada Anda karena mereka mendapatkan informasi yang berguna untuk dibawa pulang.

Sejatinya, sebuah presentasi adalah sebuah proses komunikasi. Komunikasi yang berhasil adalah apabila komunikator (si penyampai pesan) dapat memberikan pesan dengan baik dan tepat, sehingga diterima oleh komunikan (si penerima pesan). Pada akhirnya komunikator dan komunikan memiliki pemahaman atau pengertian yang persis sama tentang sesuatu.

Jadi, berkomunikasi dalam memberikan presentasi membutuhkan 3 hal, yaitu:

1) Pemberi pesan (komunikator)

2) Media yang digunakan

3) Penerima pesan (komunikan/audience)

Ketiga hal tersebut saling berkaitan. Jika komunikator mampu memberikan pesan lewat media atau cara yang tepat, maka pesannya akan diterima atau dipahami oleh audience.

Materi presentasi haruslah kuat dan mudah dipahami. Dengan mudah memahami apa yang Anda katakan selama presentasi, maka Anda akan lebih mudah membangun rasa ketertarikan para audience terhadap materi yang Anda bawakan.

Persiapkan Materi Presentasi Sebaik-baiknya

Sebelum membuat materi presentasi, kumpulkan hal-hal yang akan Anda sampaikan dalam presentasi tersebut. Tentu saja, Anda harus menyampaikan hal-hal yang sesuai dengan tujuan Anda menyampaikan presentasi. Jika tujuannya untuk memberikan informasi, maka berikanlah informasi atau hal-hal baru yang memang belum diketahui oleh audience yang menghadiri presentasi Anda. Sedangkan jika tujuannya untuk membujuk, maka sampaikanlah hal-hal atau poin-poin mengenai keunggulan atau kekuatan dari hal yang Anda sampaikan itu.

Tuliskan hal-hal yang hendak Anda sampaikan itu. Tuliskan saja semua yang muncul di kepala Anda, yang berhubungan dengan presentasi yang akan Anda bawakan. Setelah itu, evaluasi lagi semuanya. Baca kembali tulisan-tulisan tadi. Jika ada hal yang menurut Anda tidak terlalu penting, coret saja.

Jika semua hal tadi sudah pasti akan jadi materi presentasi Anda, kelompokkanlah masing-masing ide tadi. Pengelompokan ini akan membantu Anda agar lebih mudah dalam menyampaikannya. Setelah itu, barulah buat media presentasi. Media presentasi yang paling umum digunakan adalah slide.

Untuk membuat slide ini, buatlah yang sederhana dan menarik perhatian. Slide yang terlalu padat dengan gambar dan tulisan justru akan membuat para audience merasa jenuh saat melihatnya. Sebaliknya, slide yang sederhana cenderung akan menumbuhkan rasa penasaran, sehingga audience akan lebih memperhatikan presentasi Anda.

Setelah media presentasi selesai dibuat, Anda juga harus mempersiapkan diri Anda. Anda juga harus bisa membawakan presentasi dengan baik. Kemampuan public speaking atau bicara di depan umum sangat dibutuhkan agar Anda bisa menjadi presenter yang mumpuni. Memang, tidak semua orang dianugerahi bakat untuk mampu bicara di depan umum dengan baik. Tapi, setiap orang dapat menyampaikan presentasi dengan memukau. Tentu saja, asal dia mau belajar.